Sisäinen tietoverkko ojennukseen

Tiedon järjestelmällinen arkistointi palvelee myös uusia työntekijöitä, jotka pääsevät näin nopeammin perehtymään työyhteisönsä keskeisiin asiakirjoihin.

Työyhteisön sisäinen tiedon tallennukseen ja jakamiseen käytettävä tietoverkko kannattaa pitää järjestyksessä. Hyvän tiedonhallinnan perustana ovat järjestelmällisyys ja tietoturvallisuus.

Tositarina elävästä elämästä: Eräässä vapaan sivistystyön pienehkössä organisaatiossa toteutetaan parhaillaan 'puhdistusta'. Huolestuttavista mielleyhtymistä huolimatta puhdistuksessa ei ole kyse sen vakavammasta kuin organisaation sisäisen tietoverkon siivouksesta.

Sisäinen verkko, tutummin intranet, on työyhteisön yhteinen tiedon tallennuksen ja jakamisen ympäristö, johon kukin pääsee omalta tietokoneeltaan.

Sen puhdistus aika ajoin on tuiki tarpeellinen toimi. Intranet kuormittuu yhteisön tuottamista word-dokumenteista, kuvatiedostoista ja taulukoista. Uusia alakansioita luodaan spontaanisti ilman informaatioarkkitehtonista johtoajatusta.

Tuloksena on ylikuormittunut verkko ja kansioiden viidakko, josta on vaikeaa löytää hakemaansa tietoa.

Yhteiset säännöt selviksi

Uskaltaisi väittää yhden jos toisenkin työyhteisön tunnistavan ylläkuvatun kaltaisen tilanteen. Millä tavoin organisaation sisäistä tiedonhallintaa voisi järkevöittää? Miten ylläpitää tietoturvallisuutta?

— Hyvän tietojenhallinnan kulmakiviä ovat yhteisesti sovitut pelisäännöt ja tietoturvallisuus. Tiedonhallinnan ammattilaisen tehtävä organisaatiossa on ohjeistaa käyttäjät toimimaan pelisääntöjen mukaan, sanoo Jari Yltävä, Oriveden Opiston IT-asiantuntija.

Tietoturvallisuuden kannalta keskeisintä on tiedon tallennuspaikka. Tärkeä tekstitiedosto täytyy tallentaa paikkaan, josta se varmuuskopioituu automaattisesti — useimmissa tapauksissa organisaation kovalevylle. Pelkästään omalle työkoneelle tallennettu tieto haihtuu bittiavaruuteen koneen hajotessa.

Vain tarpeellinen tieto säilöön

Kannattaa myös sopia yhteisesti, millaista tietoa kannattaa ylipäätään säilyttää. Vanhentunut, kertakäyttöinen tai epärelevantti tieto ei kuulu intranettiin.

— Kovalevylle tallennetut omat lomakuvat tai viimeksi vuosituhannen alkupuolella avatut tiedostot kuormittavat verkkoa, koska myös niistä tehdään päivittäiset varmuuskopiot. Turhan tiedon pyörittäminen varmuuskopioinneissa lyö hiekkaa tiedonhallinnan rattaisiin, Yltävä havainnollistaa.

Käyttöoikeuksien jakaminen on myös olennainen osa tietoturvaa: kuka pääsee käsiksi tietoon? Koulutusorganisaatioissa käyttöoikeudet ovat tyypillisesti rajoitetumpia, varsinkin jos opiskelijat ja opettajat käyttävät samaa intranettiä.

Tulevaisuuden sovelluksia

Tiedonhallinnan sovellukset kehittyvät jatkuvasti. Moni organisaatio käyttää jo dokumentinhallintaohjelmistoja (esimerkiksi Microsoftin Sharepoint), jotka arkistoivat tietoa automaattisesti. Ohjelmisto pitää huolen siitä, että uusimmat päivitykset varastoituvat näkyville ja käyttämättömät dokumentit arkistoituvat.

Uusin, jo Suomessakin nähty innovaatio on intranetin korvaaminen sisäisellä wikillä. Wiki on verkkosivusto, jonka sisältö on kaikkien muokattavissa ja haettavissa. Tämä ratkaisu ei tosin liene ihanteellinen koulutusorganisaatioiden käyttöön juuri käyttöoikeuksien rajoittamistarpeen takia.

Tietoverkot kuntoon

• Pelisäännöt: Sopikaa työpaikalla yhdessä, mitä tietoa tallennetaan ja mihin.
• Varmistus: Varmistakaa, että tieto on ajan tasalla ja uusimmat päivitykset tallentuvat.
• Tallennus:Tallentakaa takaa kaikki säilytettäväksi haluttu tieto paikkaan, josta se varmuuskopioituu.

Vinkit antoi Oriveden Opiston IT-asiantuntija Jari Yltävä.

Teksti: Markus Palmén
Kuva: morgueFile

Julkaistu: 18.3.2010 klo 13:05

Delicious Facebook Kerro kaverille

Keskustele aiheesta »